Como guardar notas fiscais? Conheça o NF-e mais

Guardar Notas Fiscais eletrônicas pode ser um desafio, ainda mais para quem ainda não se adaptou totalmente à obrigatoriedade da NF-e. Afinal, encontrar uma forma de emitir e armazenar de forma ágil centenas de documentos fiscais pode gerar dúvidas.

Essas dúvidas criam diversas questões na cabeça de um empresário: Como garantir a segurança das notas fiscais que preciso lançar? Quanto tempo vou gastar a mais para armazenar minhas notas fiscais agora que elas são eletrônicas?

A partir desses questionamentos e das nossas preferências como empresário, buscamos metodologias, muitas vezes até manuais, que se adequam às nossas necessidades. Definir esses métodos para armazenamento dos documentos fiscais pode levar tempo. O problema é que, na maioria das vezes, não temos tempo a perder. Por isso, recomendamos algumas dicas e formas de guardar notas fiscais.

Já se adaptou a emissão de Notas Fiscais eletrônicas?

Antes de pensar em como guardar notas fiscais, nos preocupamos com a forma como vamos emiti-las. Quando se fala da emissão rápida da Nota Fiscal eletrônica, ficamos divididos entre softwares gratuitos, como o oferecido pela Secretaria de Fazenda, ou outros sistemas especializados na emissão.

Em ambos os usos, esses aplicativos quebram um galho e, em até certo ponto, permitem a organização das notas emitidas. Mas, como nem tudo é perfeito, o empreendedor pode se deparar com certa dificuldade quando tem grandes quantidades de notas fiscais para emitir.

Isso porque, depois de um tempo, o número de notas emitidas traz lentidão para classificação. Nesses casos, recomendamos que você encontre uma ferramenta que te permita organizar e sistematizar todos seus documentos fiscais.

Dicas para organizar e guardar notas fiscais

A dificuldade para armazenar a NF-e pode gerar grandes problemas no dia a dia na sua empresa. Ao mesmo tempo, a catalogação rápida e automática da Nota Fiscal eletrônica é uma vantagem para o seu negócio, fazendo com que você ganhe tempo e tranquilidade.  

Integrar os dados da empresa é tão importante por isso. E, na hora de pensar em como guardar esses dados, é preciso priorizar a redução de custos, a segurança da informação e a garantia de não perder esses documentos. Confira nossas dicas!

Priorize a segurança dos dados

Encontrar um sistema de armazenamento com uma política de segurança e privacidade que te tranquilize é essencial. Afinal de contas, quando sua empresa precisa guardar Notas Fiscais eletrônicas, a proteção dos dados não pode falhar.

É necessário ter a garantia de que a forma não ofereça perigos, priorizando sistemas que tenham infraestrutura de segurança reforçadas e com monitoramento em tempo real. Da mesma maneira, é preciso se assegurar que, caso seu equipamento sofra algum dano, seus documentos continuarão seguros.

Tenha um back-up em nuvem

Já contamos que a existência de um back-up dos dados da sua empresa na nuvem é importante para sua segurança. Essa tecnologia também te dá suporte na garantia dos documentos fiscais. Além disso, a forma de gerenciamento em nuvem é muito útil e prática.

Esse é um serviço totalmente online, acessível de qualquer lugar com sinal de internet. Outra vantagem é que você não perde os arquivos que estão em back-up mesmo que seu equipamento seja roubado, pegue vírus ou sofra algum dano.

Para finalizar, seu banco de dados precisa ser totalmente confidencial, para que você consiga guardar notas fiscais de forma reservada e efetiva.

Busque um sistema automatizado e integrado

Esqueça a necessidade de transferir milhares de arquivos para atualizar seus documentos fiscais nos banco de dados. Na hora de guardar notas, é importante encontrar um sistema que integre totalmente ao software receptor da sua organização.

Ferramentas que se alinham a outros sistemas da sua empresa também são úteis. Por exemplo, caso sua empresa utilize o WINTHOR, procure um software que se encaixe com ele. Isso facilitará muito sua rotina na empresa, fazendo com que sobre tempo para suas demais responsabilidades.

Nossa sugestão: conheça o NF-e mais

O NF-e mais é um serviço online voltado para o armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais. Com ele, você organiza notas fiscais com simplicidade. Oferecido pelo Grupo DC, o principal diferencial do produto é a arquitetura do software utilizado.

O NF-e mais vai além de um simples sistema que permite guardar notas fiscais. O serviço online auxilia diretamente no processo de busca de documentos fiscais eletrônicos e assegura que, de acordo com a legislação, seus dados sejam arquivados por cinco anos.

Importante para o NF-e mais é a segurança dos seus dados e a automatização com demais softwares e sistemas utilizados pela sua empresa. Além disso, sua interface intuitiva oferece para o cliente grande melhora no processo da busca dos documentos fiscais.

Como o NF-e mais pode te ajudar

Para o NF-e mais, a segurança de dados é uma prioridade. Deste modo, quando se usa o back-up em nuvem do software, as informações da sua empresa estarão sempre registradas em nossos servidores. A segurança também é reforçada pelo gerenciamento em nuvem fornecido, que permite o monitoramento em tempo real dos seus documentos.

Além disso, a integração e automatização oferecidas pelo NF-e mais é extrema. O sistema é integrado ao software receptor da sua organização, encaminhando automaticamente as notas fiscais eletrônicas emitidas pela sua empresa.

Da mesma forma, o próprio sistema busca as notas fiscais de entrada na Sefaz e valida as manifestações de seus clientes. Além disso, a ferramenta é integrada ao WINTHOR, caso sua empresa o utilize, e ao seu ERP (Planejamento dos recursos da empresa). Viu como a ferramenta é inteligente e prática?

Investimento que vale a pena

Encontrar um bom sistema para guardar notas fiscais é primordial. A redução de custos que o sistema permite, além de assegurar a credibilidade do seu documento fiscal, é um grande avanço para sua empresa.

Considerando a importância da segurança dos dados, da automatização e do uso do back-up em nuvem, o sistema NF-e mais é uma recomendação que trará bons resultados para a sua empresa.

Ficou convencido da praticidade e agilidade que o NF-e mais te oferece? Se precisar de uma ajuda no armazenamento e organização das Notas Fiscais eletrônicas, converse com a nossa equipe. Estamos preparados para te atender!